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Tempo fa un mio amico si rivolse a me per risolvere un problema che lo tormentava: aveva un file, un foglio di Excel, con cui gestiva la contabilita' della sua associazione.
Aveva dei documenti in Word che doveva formattare sui fogli di Excel per poi poterli stampare.

Stampare esattamente con la stessa impaginazione di Word.

"Che ci vuole!" pensai subito, anche se Excel non e' proprio il mio cavallo di battaglia...

Cosi mi misi al lavoro.

E fui così anche che trovai il materiale per scrivere questo articolo!
Si rivelo' tutto piu' complicato del previsto: la formattazione delle celle non veniva come volevo io, dovevo cambiare formula ogni volta che cambiavo cella e non riuscivo a visualizzare in maniera chiara tutti i dati che avevo inserito.

Senza contare che non potevo riportare esattamente così come lo voleva per la stampa il documento che avevo sul foglio di Word.

Decisi allora di chiamare il mio amico e di dirgli:
"Senti, fare il lavoro così come me lo hai chiesto in Excel e' un casino. Ti va bene se lo faccio con Access??"

Così in men che non si dica ero davanti al computer con il mio database a rifare ex novo il foglio per la contabilita'.

Non solo sono riuscito a creare i report con il giusto formato ma ho anche aggiunto alcune funzioni che solo Access mi permetteva di fare.

Ho spiegato poi al mio amico come "muoversi" con il suo nuovo database e ad oggi so che riesce a gestire la contabilita' della sua associazione con il mio programma in Access.

Quindi ecco i 3 motivi per cui secondo me e' giusto usare Access invece che Excel:

 

1. Impaginazione delle stampe
   Creare un report con Access da la possibilita' di personalizzare il foglio di stampa, inserendo loghi, intestazioni, pie' di pagina e giustificare il testo. Inoltre con il Visual Basic potete "manipolare" i dati del report.

2. Gestione e semplificazione
   Access e' stato creato apposta per gestire quantita' di dati a differenza di Excel che (pur essendo un valido strumento) nasce come foglio di calcolo.
   In piu' il fatto di poter modificare come meglio si crede le maschere, rende l'inserimento e la modifica dei dati molto piu' semplice per chi lo deve utilizzare: cio' significa sopprattutto risparmio di tempo!

3. Formule
   Per fare i calcoli con Excel dovete scrivere nella casella in cui volete il risultato la formula del calcolo. E se per qualsiasi motivo dovete poi cambiare cella?? Dovete cancellare la formula e poi riscriverla in un'altra cella.
   E quanti errori di sintassi fate nello scrivere la formula? Quante volte avete perso tempo per trovare l'errore?
   Con Access invece una volta impostata la formula nel campo, quella rimane! Anche se poi dovete spostare il campo in un altro punto della mashcera. Sempre grazie al Visual Basic potete richiamere delle routine ogni volta che dovete eseguire un calcolo; e inoltre Access mette a disposizione delle funzioni elementari predefinite per semplificare i conti anche alle persone meno esperte.
   

Vi siete riconosciuti in alcune di queste situazioni?
Utilizzate ancora Excel? Se si, pensate che sia difficle fare le stesse cose con Access?

Come sempre sono a vostra disposizione.
Buon lavoro.